How to: een goede thuiswerkplek regelen voor je team!

Veel Nederlanders die nu noodgedwongen thuiswerken, willen dat blijven doen na de coronacrisis. Ook verwacht een aanzienlijk deel vaker op afstand te blijven vergaderen in plaats van op kantoor. Dit blijkt uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) dat onlangs werd gepubliceerd. 

Ondanks dat veel Nederlanders al (deels) thuiswerkten, is het voor veel medewerkers behelpen. Een degelijk bureau is er vaak niet, laat staan een werkplek die voldoet aan de ARBO-richtlijnen.

Aan werkgevers de verantwoordelijkheid om te zorgen voor adequate thuiswerkplekken, aldus de overheid. Een goede thuiswerkplek is namelijk belangrijk voor de gezondheid en productiviteit van werknemers.

Wat is een gebruikelijke vergoeding voor een thuiswerkplek?

Het budget voor een thuiswerkplek vergoeding wisselt van 1000 tot 2500 euro per medewerker. Dit hangt af van de organisatie en de kostenbesparing door bijvoorbeeld een daling in reiskosten. Dit budget wordt door de facilitaire afdeling (HR) of door de medewerker gespendeerd. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om de budgetten zelf te spenderen o.b.v. de werkbehoefte van de medewerker, om zo inzicht te krijgen in de werkvoorziening van iedere medewerker. Dit is Arbo-technisch voordelig en geeft bedrijven ook de mogelijkheid om een leaseconstructie aan te bieden.

Welke financiële regelingen zijn er voor een thuiswerkplek?

De WKR (Werkkostenregeling)

Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers vergoedingen aan werknemers geven zonder dat zij hierover loonheffingen hoeven te betalen. 

De werkgever mag onbelaste vergoedingen geven tot 1,7% van de loonsom, het loon van alle medewerkers samen. Dit geldt voor de eerste €400.000 van de loonsom. Bij een loonsom van €400.000 mogen werkgevers dus €6.800 onbelast vergoeden. Voor het bedrag boven €400.000 geldt een percentage van 1,2%. Heb je als bedrijf een loonsom van €800.000 euro, dan kan je als werkgever ruim €10.000 euro onbelast aan o.a. thuiswerkplekken vergoeden.

Noodzakelijkheidscriterium

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en ander apparatuur zijn gericht vrijgesteld, als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. De werkgever betaalt de apparatuur zonder eigen bijdrage van de werknemer. Als de apparatuur niet langer wordt gebruikt voor het werk, moet de werknemer de apparatuur teruggeven of de restwaarde vergoeden. Hieronder vallen ook de internetverbinding thuis, de printer en printercartridges.

Handboek loonheffingen 20.1.7

Arbovoorzieningen

Arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek zijn gericht vrijgesteld als deze volgen uit de verplichtingen voor de werkgever vanuit de Arbowet. Belangrijke voorwaarden bij deze vrijstelling zijn dat de werkgever de voorzienig betaalt en geen eigen bijdrage van de werknemer vraagt én dat de inrichting van de thuiswerkplek is opgenomen in het arboplan van de werkgever.
Onder arbovoorzieningen vallen bijvoorbeeld: een ergonomische bureaustoel en bureau en de verlichting.

Handboek loonheffingen 20.1.9

Hulpmiddelen

Hulpmiddelen die de werknemer ook buiten de werkplek, bijvoorbeeld op kantoor, kan gebruiken en die hij voor 90 procent of meer zakelijk gebruikt, zijn gericht vrijgesteld. Dit kan gelden voor computers, laptops, mobiele telefoons, iPads en gereedschappen die op zich niet noodzakelijk zijn, maar die wel voor tenminste 90 procent zakelijk worden gebruikt.

Handboek loonheffingen 20.1.10

Een thuiswerkend team: wat zijn de voordelen?

• De productiviteit van werknemers stijgt aanzienlijk

  Thuiswerkers zijn productiever dan op kantoor: 86% van de medewerkers geeft aan evenveel of meer uren te presteren dan tijdens een vergelijkbare dag op kantoor en 92% verzet evenveel of meer werk, zo blijkt uit een onderzoek van HR-dienstverlener Securex. Slechts een kleine minderheid presteert thuis minder dan op kantoor.
  
  

• Thuiswerkers zijn efficiënter

  De gewerkte uren thuis worden efficiënter besteed. Van de respondenten uit het Securex-onderzoek die thuis evenveel uren presteren als op kantoor, verzet 36% meer werk dan op kantoor; slechts 3% presteert minder. Van de kleine minderheid die thuis minder lang werkt dan op kantoor, meent toch 39% thuis in minder tijd evenveel werk te verzetten. 15% verzet thuis zelfs meer werk dan op kantoor.
  
  

• Thuiswerkers melden zich minder snel ziek

  Thuiswerk verlaagt de drempel om door te werken bij gezondheidsklachten zoals een verkoudheid of andere eerder lichte fysieke ongemakken. 62% van de medewerkers werkt tijdens zulke gezondheidsklachten thuis, als de werkgever het toelaat.
  
  

• Thuiswerken bespaart reistijd en reiskostenvergoeding

  Medewerkers hoeven zich niet naar werk te verplaatsen. Dit bespaart enorm veel reiskostenvergoeding en scheelt voor de gemiddelde Nederlander 5 tot 10 uur reistijd per week.
  
  

• De werk-privé balans van werknemers verbeterd

  Omdat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan reizen is er meer tijd over voor het privéleven. Iemand die één uur reistijd heeft bespaard al snel 10 uur per week. Dat is meer dan een complete werkdag!

Thuiswerkplek inrichten? 4 tips!

• Tip 1: Kies een sta/zit bureau om fit te blijven en de bloedcirculatie te stimuleren. 

Een gezonde werkplek biedt een variatie aan werkhoudingen. Een zit sta bureau ondersteunt hierbij. Het lichaam is niet gemaakt om de hele dag te zitten. Medewerkers die veel zitten hebben meer kans op rug- schouder- en nekklachten. Staand werken stimuleert de bloedcirculatie in het lichaam en houdt medewerkers scherper en actiever.

• Tip 2: Kies een ergonomische bureaustoel om rugklachten te voorkomen.

Ergonomische bureaustoelen zijn helemaal aanpasbaar aan de gebruiker. Zo kunnen de zithoogte, zitdiepte, rugleuning en armleuningen helemaal aangepast worden naar het lichaam van de gebruiker. Dit voorkomt lichamelijke klachten bij medewerkers en zorgt voor meer zitcomfort. Ergonomische bureaustoelen zijn te herkennen aan de Nederlandse richtlijn op het gebied van ergonomie voor kantoormeubelen: de NPR 1813 richtlijn.

• Tip 3: Zorg voor goede akoestiek voor een hogere productiviteit. 

Een goede akoestiek op de thuiswerkplek is bevorderend voor de concentratie en productiviteit van medewerkers. Met name mensen met kinderen of een gehorig huis kunnen last hebben van omgevingsgeluiden. Een goede akoestische wand voorkomt afleiding en geeft een gevoel van geborgenheid op de werkplek. Akoestische wanden zijn er in veel verschillende soorten. Kies bij voorkeur voor een wand die van duurzaam materiaal gemaakt is, zoals PET vilt of gerecycled leer.  

• Tip 4: Zorg voor goed licht om vermoeide ogen en een slechte houding te voorkomen.

Verlichting op de thuiswerkplek heeft invloed op de productiviteit. Is het te donker? Dan gaan medewerkers automatisch dichter bij het scherm zitten, met een gebogen werkhouding als gevolg. Dit kan lichamelijke klachten veroorzaken. Is het licht te fel of spiegelt het op het scherm? Dan zorgt dit sneller voor vermoeide ogen en een vermoeid brein. Een heldere bureaulamp met ledverlichting in combinatie met daglicht zorgt vaak voor een goede balans. Bij het plaatsen van de thuiswerkplek kan rekening worden gehouden met het natuurlijk daglicht, zodat deze niet weerspiegelt in het scherm van de laptop of de PC.