Met je beursstand de wereld over? Dit moet je weten.

Wie internationaal wil groeien weet: beurzen mogen niet missen in de expansiestrategie. Maar een beurs buiten Europa organiseren is geen standaard klus. Logistiek, douane, lokale regels, cultuurverschillen. Als je niet goed voorbereid bent, dan kan zo'n beursdeelname je flink wat grijze haren opleveren.

Hoe zorg je er nu voor dat je stand piekfijn in orde is, waar ook ter wereld je staat? Daarvoor moeten we bij projectmanager Erik zijn. Hij deelt graag de do’s en don’ts van intercontinentaal exposeren.  

Erik in zijn natural habitat: KOP's kantoorjungle.

Europese vs. intercontinentale beurzen: wat is het verschil?  

Wanneer er geen vrije doorgang van goederen is spreken we van internationale of intercontinentale standbouw. Waar we binnen Europa vaak alles zelf doen, ligt dat buiten Europa heel anders. 

Als je al eens in Europa hebt geëxposeerd, denk je misschien dat het een kwestie is van je stand verplaatsen. In de realiteit zijn er verschillende zaken om rekening mee te houden. 

Douane en logistiek: een jungle van papierwerk  

“In Europa zijn we verwend: open grenzen, vrije handel, geen gedoe. Maar zodra je buiten Europa gaat exposeren, wordt het een ander verhaal,” legt Erik uit.  

Je krijgt te maken met douane, invoerrechten en onverwachte kosten. “Ook bij de UK is er sinds Brexit geen vrije doorgang van goederen meer. Je stand gaat dus niet zomaar ‘even naar Londen’. Er komt veel papierwerk bij kijken”.  

Andere regels, andere bouwmethodes  

De manier waarop stands worden gebouwd, verschilt per land. “In Nederland werken we veel met maatwerk en houtbouw. Maar in de Verenigde Staten? Daar gebruiken ze vooral systeembouw zoals BeMatrix. Hierop moet je óf het ontwerp van de stand, of de aanpak ter plaatse aanpassen. Dat vereist voorbereiding”.  

Kosten die je niet ziet aankomen  

Wat in Nederland een paar honderd euro kost, kan in het buitenland zomaar duizenden zijn. Elektriciteit, rigging, lokale arbeidskosten. Alles is anders. Erik: “Veel bedrijven worden compleet verrast door deze kosten. Een tip: doe je huiswerk voordat je budgetteert.”  

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)  

''In mijn carrière heb ik heel wat internationale beursmissers voorbij zien komen. Een paar voorbeelden?'' 

''We sturen gewoon alles op.''
Kan, maar het is duur, traag en een douanenachtmerrie. Werk daarom met een standbouwer die een gedegen internationaal netwerk heeft, zoals KOP. Erik: ''Omdat we lid zijn van IFES (International Federation of Exhibition Services) werken we altijd met betrouwbare lokale bouwpartners die we al jaren kennen en zich aan strenge voorwaarden committeren.

"Dat regelen we ter plekke wel."
Schermen, meubels of verlichting nodig? In sommige landen kun je die last-minute echt vergeten. Vooruitplannen is KEY. Een goede standbouwer regelt al deze zaken ver vooruit. Zodat je je daar als exposant geen zorgen om hoeft te maken. Regel je het als exposant zelf? Zorg voor een goede checklist en stel duidelijke deadlines.

"We hebben geen extra dag nodig."
Na een 10-uur durende vlucht direct de beursvloer op? Slecht plan. Je wilt niet met tijdsverschil direct na het landen je pak aantrekken en de beursvloer op moeten. Neem een dag om te acclimatiseren. Echt waar: dat levert onder aan de streep veel meer op. 

"Onze stand ziet er overal hetzelfde uit."
Is mogelijk. Als je het maar goed regelt. Dat kan je natuurlijk zelf doen, maar dat vereist veel onderzoek. Materialen en technieken verschillen per land. Je hebt een standbouwer nodig die dat begrijpt, en beter nog: voor je regelt.

''Als je een beurshal binnen loopt dan weet je meteen: dat is een stand van KOP.''

Hoe houd je de kwaliteit en consistentie overal hoog?  

Je standontwerp is perfect. Alles klopt. Maar hoe zorg je ervoor dat het er in het buitenland net zo strak uitziet? Erik deelt hoe we dat bij KOP aanpakken.

Grip op design en uitvoering  

''We laten niets aan het toeval over. Daarom werken we met betrouwbare IFES (International Federation of Exhibition Services) partners die aan onze kwaliteitsstandaarden voldoen. En één van onze projectmanagers is altijd op locatie om de bouw te begeleiden en te zorgen dat alles bij oplevering naar wens is.”  

Lokale materialen en technieken begrijpen  

In elke regio wordt met andere materialen en technieken gewerkt. “In Europa gebruiken we bijvoorbeeld Airtex voor wandprints. In de Verenigde Arabische Emiraten, zoals in Dubai, werken ze vaker met fotobehang, wat een heel andere uitstraling heeft. Om onze kernwaarden te bewaken halen we het maximale uit de beschikbare mogelijkheden, dus zorgen we voor een alternatief die niet onder doet voor ons gebruikelijke materiaal”.  

Licht, branding en de wow-factor  

''Voor onze klant Foppen bouwen we jaarlijks een stand in Boston. Omdat ze met visproducten werken moeten er koelingen in de stand komen te staan. De koelingen die we daar kunnen huren hebben allemaal een andere kleur verlichting. Zie je het al voor je? Dat wordt een visueel zooitje. Als projectmanager zorg ik ervoor dat de koelingen bij oplevering allemaal hetzelfde licht hebben. Dat is een voorbeeld van de aandacht die we aan de details besteden.  We zorgen ervoor dat logo’s goed verlicht zijn, materialen kloppen en de merkboodschap overal even sterk is. Of je nu in Boston of Beijing staat, de impact moet hetzelfde zijn.”  

Transport, douane en logistiek  

Een beursstand naar de andere kant van de wereld verplaatsen zit vol valkuilen. Daarom hebben wij een strak proces waarmee alles soepel verloopt.  

Zo werken we met ervaren transportpartners. Alleen met transporteurs die internationaal beurslogistiek doen en we door en door kennen. Daarnaast regelen we alle douane en importzaken. Elke bestemming heeft eigen regels. Sommige landen eisen een tijdelijke invoerbond, andere hebben strikte materiaalvoorschriften. Wij zorgen dat alles klopt. En we houden strakke deadlines aan. Veel exposanten onderschatten hoe lang douaneprocedures kunnen duren. Wij hebben in AFAS een gestroomlijnd proces dat ervoor zorgt dat geen enkele deadline wordt gemist.

 ''Of je nu in Boston of Beijing staat, de impact moet hetzelfde zijn.''

Waarom KOP voor intercontinentale beurzen?  

Als je aan de andere kant van de wereld een beurshal inloopt dan zie je: hé, dat is een stand van KOP. Hoe dat komt? Erik:

"Kan niet bestaat niet.''

Geen overhead rigging mogelijk? We vinden een oplossing. Belangrijke materialen ontbreken? We regelen het. Een 98-inch TV sneuvelt tijdens de opbouw? Wij hebben een nieuwe voordat de klant het doorheeft. (ja, echt gebeurd.)  

Daarnaast regelen we echt bijna alles: van vergunningen en stroomaansluitingen tot de koffie. En wat we niet direct regelen, begeleiden we. Wil een klant bijvoorbeeld eigen promotieartikelen meenemen? Dan adviseren we over de verzending. Erik: “De klant moet zich op de beurs kunnen focussen. Wij doen de rest.”  

Laatste tips voor internationale exposanten  

Wil je scoren met je beursstand in het buitenland? Dan zijn dit Erik's beste tips:

Maak een draaiboek.

We starten met de belangrijkste tip. Noteer wat goed gaat en wat niet goed gaat. Schrijf alle data op: wanneer moest alles aangeleverd worden? Schrijf alle gebruikte producten op: Hoeveel koffie was nodig? Hoeveel lepeltjes? Zo maak je het jezelf (of je opvolger) de volgende keer een stuk makkelijker. 

Check verborgen kosten.

Sommige beurslocaties vragen torenhoge bedragen voor basisvoorzieningen zoals stroom. Informeer naar deze kosten voor de beurs, zodat je achteraf niet voor verassingen komt te staan.

Houd rekening met onverwachte situaties.

Vluchten worden geannuleerd, transport kan vertraging oplopen. Zorg voor extra marge in de planning. Dat bespaart een hoop stress.  

Geniet!

Ja, het is werk. Maar het is ook een teamuitje. Je bent ten slotte niet iedere week op pad met collega's in een ander land. Ga uit eten samen, doe s'avonds en drankje. Maak er een leuke ervaring van!''

Tot slot  

Internationaal exposeren is meer dan een stand bouwen. Het is je merk op de kaart zetten in een compleet nieuwe markt. Met de juiste voorbereiding, lokale expertise en een partner die altijd een oplossing vindt, wordt jouw beursdeelname een succes.  

Dus heb je plannen om intercontinentaal te exposeren en ga je voor niets minder dan het beste resultaat? 

Let’s talk!