Verbeter je klantrelatie (op de beurs) met een CRM

Binnen een B2B organisatie zijn sales en marketing nauw met elkaar verbonden. Zonder goede marketing komen er minder goede leads voor sales binnen en zonder het sales team worden de leads die worden aangedragen door marketing niet of minder omgezet naar klanten. Het is daarom van groot belang dat deze twee disciplines goed samenwerken zodat alle leads goed worden opgevolgd. In deze blog bespreken we de rol van een CRM-systeem in het opvolgen van leads. Wat is hierin de rol van sales en welke die van marketing?

Wat is een CRM?

Laten we bij het begin beginnen. Want wat is een CRM? De afkorting CRM staat voor Customer Relationship Management. Het is de manier hoe een organisatie de interactie met een (toekomstige) klant vastlegt en beheert. Een CRM-systeem wordt door veel organisaties vooral gebruikt om het klantencontact en salesprocessen in kaart te brengen. Wanneer deze gegevens worden vastgelegd krijg je meer inzichten met als doel meer winst genereren.

Wat kan je in een CRM doen?

In een CRM worden de benodigde contactgegevens en contactmomenten met klanten vastgelegd. Maar je kan ook het laatste nieuws omtrent de organisatie bijhouden, analyseren hoe de klant is binnengekomen, de impact van berichten vanaf social media profielen meten en nog meer specifieke informatie. Al deze informatie wordt in het CRM-systeem opgeslagen zodat de relevante gegevens van een klant op een overzichtelijke manier ingezien kan worden.

Voordelen

Leads komen via verschillende kanalen binnen. Maar hoe verwerk je deze en houd je in de gaten waar de leads vandaan komen? Door alle leads te verzamelen in een CRM-systeem staan alle leads en klantgegevens op één plek. Dit brengt een aantal voordelen met zich mee:

• Je hebt al je contacten op één plek
• Je krijgt beter inzicht in je salesproces en kan dit daardoor ook optimaliseren
• Je hebt beter inzichtelijk waar de kwalitatieve leads vandaan komen
• Alle informatie die je verzameld is eenvoudiger te analyseren waardoor je constant bezig kan blijven met optimalisatie

Door gebruik te maken van een CRM heb je van iedere (potentiele) klant een duidelijk en overzichtelijk beeld. De communicatie wordt namelijk op één plek gedocumenteerd waardoor je kan inzien hoe relaties zich ontwikkelen en daar kunnen sales medewerkers op inspelen. Met een CRM til je het klantenbeheer naar een hoger niveau waardoor de relaties met de klanten verbeterd kunnen worden. Doe je dit bijvoorbeeld in Excel dan zie je op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer en ben je het overzicht helemaal kwijt.

Wat kan je in een CRM-systeem meten?

Door alle informatie die wordt verzamelt in het CRM kan je het overzicht kwijt raken. Daarom is het belangrijk om te weten welke informatie voor jou als marketeer, salesmanager en/of directie belangrijk is. In de meeste CRM-systemen is het mogelijk om door middel van een dashboard de data die is verzameld te presenteren. Het is aan te raden om hierin alleen de broodnodige resultaten in te vertonen. Zorg er in ieder geval dat je de volgende data op een rijtje hebt:

• Hoeveel leads zijn er verzameld?
• Hoeveel van deze leads zijn het verkoopproces doorlopen?
• Wat is de conversie tussen de verschillende verkoopstadia?
• Hoeveel van deze leads zijn klant geworden?
• Hoeveel leads zijn geen klant geworden en waarom?
• Waar komen de leads vandaan? Maak inzichtelijk welke kanalen waardevol zijn en welke juist niet.
• Wat is de status van de omzet target?
• Wat zijn je doelen en wat is de status hiervan?

Door deze informatie inzichtelijk te hebben zie je gelijk hoe je ervoor staat en welke kanalen het beste werken.

Welke informatie verzamel je over leads?

Voordat je kan gaan meten, moet je wel eerst leads binnen krijgen! Dit kan online, maar ook door middel van een beurs, je eigen netwerk etc. De vraag die je jezelf moet stellen is welke informatie je nodig hebt van een potentiële klant. Dus welke informatie ga je uitvragen op de beurs en welke informatie vraag je uit op een formulier op de website? Het is belangrijke om te bepalen welke informatie sales nodig heeft om zijn of haar werk goed te kunnen uitvoeren. Maar het is ook belangrijk dat je weet welke informatie je nodig hebt om alles goed te kunnen meten. Zijn er bijvoorbeeld verschillende disciplines binnen de organisatie zoals standbouw en interieurbouw, dan is het ook goed om per lead in zijn profiel te noteren wat voor product of dienst zij wil afnemen.

Wat voor informatie kan je uit een CRM-systeem halen tijdens een beursdeelname?

Zoals eerder beschreven bieden veel CRM-systemen de mogelijkheid om informatie overzichtelijk weer te geven in een dashboard. Maar wat wil je zoal meten tijdens een beursdeelname? Sla leads tijdens de beurs gelijk op in het CRM. Zo kan je na de beurs gemakkelijk aan de slag met de opvolging en is het niet nodig om alle visitekaartjes door te spitten. En dan hebben we het ook nog niet over dat vodje met aantekeningen want ook je aantekeningen kan je direct in het CRM-systeem opslaan. Wat je bijvoorbeeld met de verzamelde gegevens kan inzien:

• Het aantal opgedane leads per medewerker per beursdag of in zijn geheel.
• De kwaliteit van de beursleads. Hoeveel is er precies verkocht?
• Het aantal behaalde doelstellingen.
• Het product/service waarin de meeste interesse is getoond door bezoekers.

Geautomatiseerde e-mails

Wanneer het CRM een email koppeling kan maken met bijvoorbeeld Mailchimp of hier zelf een programma voor heeft dan kunnen de opgedane leads een automatische mail gestuurd worden. Hierdoor is er na de beurs een contactmoment met de lead. Hierin kan je bijvoorbeeld laten weten dat je het leuk vond ze te hebben gesproken en dat je op een later moment contact opneemt.

CRM keuze

Als je met een CRM aan de slag gaat heb je heel veel keuze. Ieder CRM heeft zijn eigen voor- en nadelen. Het is belangrijk om te kijken naar wat de  organisatie nodig heeft bij een CRM. Op basis van wat nodig is kom je bij verschillende CRM-systemen die bij de organisatie passen. Om tot een goede keuze van een CRM-systeem te komen geven wij je de volgende tips mee:

• Kijk of het CRM geïntegreerd kan worden met je website zodat leads die het contactformulier invullen direct in het systeem worden gezet. Dit scheelt jezelf een hoop werk.
• Kijk goed op welke manier in het CRM je de resultaten kan meten. Dus kan je alle informatie die je wil weten eenvoudig terugvinden in bijvoorbeeld een dashboard.
• Kan je handmatig dashboards aanmaken? Op deze manier ben je vrij in welke informatie je in een dashboard wil vertonen. Daarnaast is het handig als je meerdere dashboards kan creëren. Dan kan je bijvoorbeeld een dashboard maken die alleen gericht is op sales en de ander op marketing. Op deze manier kan je per afdeling goed zien wat wel en niet werkt.
• Kijk ook goed hoe het CRM om gaat met de AVG/GDPR wetgeving. Hebben ze hier een beleid voor opgesteld?
• Kunnen er verschillende producten worden toegevoegd in het CRM?
• Is het mogelijk om met een telefoon in het CRM te werken?
• Is er een handig werkbare takenlijst waaruit gewerkt kan worden?
• Kan het CRM geïntegreerd worden met de tools van derden?
• Is er de mogelijkheid tot het opmaken van offertes?

Wil je graag meer weten over het verzamelen van leads via een CRM op de beurs? Met onze Smart Lead Scan kan je gegevens die je op de beurs verzameld direct in je CRM systeem integreren, Neem dan gerust contact met ons op.