KOP on Tour: 1 stand binnen 5 dagen in 2 Europese steden.

Binnen vijf dagen dezelfde stand twee keer opbouwen, maar wel in twee verschillende Europese landen. Tussen het einde van de Elmässan beurs in Stockholm en het begin van Solar Solutions in Kortrijk zaten slechts vijf dagen. Toch moest de stand van CPX (leverancier grote solar projecten) op beide beurzen staan. Transport, af- en opbouw in zo’n kort tijdsbestek. Dat vereist veel voorbereiding en een sterk staaltje samenwerking.

Projectmanagers Vincent Muis en Hens Gerritsen bereidden zich goed voor op deze logistieke uitdaging voor internationale standbouw. Hoe hebben ze ervoor gezorgd dat dit vlekkeloos verliep?

"Je moet ervoor zorgen dat je de kans op fouten en vergissingen minimaliseert. Niets aan het toeval overlaten."

Wat was de logistieke uitdaging?

Vincent: “Dat een stand binnen vijf dagen vanuit Stockholm in Kortrijk moest staan. We hadden dit korte tijdsbestek, omdat CPX op beide locaties op de beurs moest staan. Dat is wel een logistieke uitdaging van de internationale standbouw. Je hebt namelijk meer controle over de situatie wanneer we een stand in onze werkplaats voorbereiden en alleen naar de locatie vervoeren. Hierbij kan je alles eenvoudig checken, maar nu zitten er meer factoren in waar je minder grip op hebt.”

De factoren waar Vincent het over heeft is dat niet alle standmaterialen van Stockholm naar Kortrijk moesten. Op Solar Solutions in Kortrijk stond CPX met een kopstand, terwijl in Stockholm een hoekstand stond. Hierdoor hoefden niet alle onderdelen naar de volgende beurs. Het afbouwteam in Stockholm moest daardoor duidelijk weten welke onderdelen waarheen moesten.

“Want als ze in Vaassen terecht zouden komen, dan zou het te laat in Kortrijk zijn en dan heb je eigenlijk een onvolledige stand,” vertelt Vincent.

Wat maakte dit project complex?

Volgens Vincent en Hens was de grootste uitdaging het grote aantal onderdelen die eigendom van CPX is. Deze unieke onderdelen zijn door KOP geproduceerd en speciaal ontworpen voor de CPX-stand. Onderdelen zoals displays, producten van de klant, balie en zitgelegenheid stonden in de stand op beide beurzen, daarom moesten ze worden vervoerd van Stockholm naar Kortrijk. 

“Er schuilt foutgevoeligheid in de tijdsdruk en de complexiteit voor de afbouwploeg. Je moet ervoor zorgen dat je de kans op fouten en vergissingen minimaliseert. Niets aan het toeval overlaten. Dit vraagt om een goede afstemming tussen de projectmanagers, waarbij Hens verantwoordelijk was voor Stockholm en ik voor Kortrijk," aldus Vincent.

Hoe zorg je voor de juiste afstemming met elkaar?

Hens: “In de voorbereiding hadden we wekelijks overleg. Wanneer ik bezig ging met mijn materiaallijst voor Stockholm, heb ik duidelijk gearceerd en aangegeven welke onderdelen waarheen moesten. Vincent heeft hetzelfde gedaan voor de materiaallijst van Kortrijk. Daarnaast moet je met elkaar blijven communiceren. Het klinkt misschien cliché, maar als er iets is: bellen. Bij twijfel of vragen: bellen. Altijd alles bij elkaar blijven checken. Dat is de enige manier om het goed te laten verlopen.”

“Zoals Vincent al aangaf: de tijdsdruk maakt het complex. Dit brengt een groot risico met zich mee, maar door constant overleg hebben we dit volbracht. Dit heb ik ook aangegeven bij de afbouwploeg. Tijdens de afbouw in Stockholm heb ik één projectleider aangewezen die verantwoordelijk was. In dit geval was dat een ervaren standbouwer. Samen liepen we de hele stand door om te bespreken waar hij op moest letten. En ook in dit geval, als hij iets niet wist: bellen,” vertelt Hens.

Stand CPX - Stockholm (L) en Kortrijk (R)

Hoe kijken jullie erop terug?

Vincent: “Ik ben blij dat het zo goed is gegaan. dat kwam met name door die afstemming. Hierdoor voorkom je ruis op de lijn.  Zo hebben we met z’n allen ervoor gezorgd dat het succesvol verliep.”

Hens sluit zich daarbij aan: “Ik voel me goed over hele proces. Het hele team heeft ervoor gezorgd dat de af- en opbouw vlekkeloos verliep. Ik kijk er zeker naar uit om op deze manier vaker met Vincent samen te werken."

Ook een beursevenement in Europa?

Doe je ook mee aan een beursevenement en Europa en ben je benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen? Laten we het bespreken met een goede KOP koffie.