How it's made (part 2): van ontwerp naar werkplaats

Rick Westenenk
28-11-2022

In de vorige blog namen we je mee in de eerste 5 stappen van het bouwen van een beursstand. We lieten zien hoe we in gesprek komen met de klanten en hoe we onze beursstands ontwerpen. In deze blog laten we de vervolgstappen van dit proces zien. Zo lees je hoe de prijs van een stand berekend wordt en welke belangrijke rol de projectmanager speelt bij het realiseren van de beursstand.

 

Stap 6: wat kost een stand?

Iedere beursstand is anders. Daardoor zijn de kosten van iedere stand verschillend. Het uitgangspunt is het budget van de klant. Dit is de basis waarop wij kunnen ontwerpen. De uiteindelijke prijs baseren we op een aantal factoren:

  • De oppervlakte van de stand
  • De inrichting
  • De hedendaagse materiaalkosten
  • Het meubilair
  • De op- en afbouwtijden
  • De huur van bepaalde apparaten
  • Etc.

De prijsberekening is het domein van de afdeling calculatie. In samenwerking met de ontwerpers maken zij een totale berekening van de beursstand. Dat zit zo: vlak nadat sales met de opdrachtgever aan tafel heeft gezeten, begint de studio met het ontwerpen van de stand. Op dat moment moeten er direct keuzes gemaakt worden om zowel de wensen als het budget van de klant te waarborgen. “Een op maat gemaakt meubel kan veel mooier zijn dan een huurmodel. Maar aan de twee onderdelen hangen verschillende prijskaartjes,” zegt calculator Eelco over het verschil in de prijsberekening.

Wanneer het ontwerp af is gaat de calculator aan de slag met het berekenen van alle kosten. De informatie voor een goede doorberekening haalt Eelco uit meerdere bronnen. “Het programma AFAS is de leidraad, aangevuld met informatie uit mogelijke issues van de vorige keer, kennis van collega’s uit de werkplaats en natuurlijk gegevens van leveranciers.” Die laatsten leveren materialen, goederen en huurelementen en ze weten de actuele prijzen hiervan.

KOP fotos  (14 van 72) kopie

Naast alle kosten voor onderdelen en op maat gemaakte merk-specifieke elementen rekent Eelco ook de randzaken mee. De huur van bepaalde apparatuur, vergunningen, op- en afbouwkosten. Alles moet kloppen met de hedendaagse prijzen. In een korte tijd rekent hij de hele stand uit, de opdrachtgever wacht namelijk op een offerte.

Wanneer de calculatie af is maakt de accountmanager de offerte en presentatie op. “Vervolgens gaat de accountmanager langs bij de opdrachtgever om de stand te presenteren. Aan de hand van de calculatie wordt de prijsberekening uitgelegd aan de klant. Daarnaast kan de accountmanager de opdrachtgever verschillende opties voorleggen: gaan ze voor de standaard balie of toch een op maat gemaakt meubel?

Wanneer zowel het ontwerp als het kostenplaatje naar wens is, wordt de handtekening onder het contract gezet. Nu kunnen wij beginnen met het daadwerkelijk bouwen van de stand.

 

Stap 7: Hoe komt een standontwerp binnen bij projectmanagement? 

Nu de overeenkomst getekend is, wordt het project overgedragen aan projectmanagement. Voor iedere klant maken we een zogenaamde ‘projectmap’ aan. Hierin staat onder andere het ontwerp, de calculatie en de correspondentie met de klant. Het is belangrijk dat deze overdracht goed en grondig gebeurt. Zo weet projectmanagement wat er met de klant is afgesproken en hoe de complete stand in elkaar zit.

Tijdens deze overdracht zitten niet alleen sales en projectmanagement aan tafel. Ook trafficmanagement schuift aan. Een trafficmanager zoals Aardt zorgt voor alle bestandsbegeleiding. Denk hierbij aan logo’s, stickers en prints van slogans, taglines en leuzen van de klant. Deze worden in de juiste verhouding en huisstijl gezet, zodat de stand aansluit op de uitingen van de klant.

Na dit overdrachtsmoment is de projectmanager de eindverantwoordelijke over de stand en de enige contactpersoon van de klant. “Op deze manier houd je ruis buiten de deur,” vertelt operational manager Marcel Harings. Hij is verantwoordelijk voor het aansturen van de projectmanagers en zorgt voor een gestroomlijnd werkproces.

Kantoor fotos Website Marcel Harings-web

Stap 8: de projectmanager ontleedt de stand.

Na de overdracht raadpleegt de projectmanager het beursportaal. Hierin staat informatie over de technische richtlijnen van de beursvloer, het transport en de overige beursfaciliteiten. “Wij doen alle aanvragen bij de beurs, zo hoeft de klant zich daar niet druk over te maken. Is er stroom, water of internet nodig op de stand? Waar zitten de hangpunten voor hangende elementen? Ook regelen we de op- en afbouwpassen. Daar zitten voor ons strakke deadlines aan,” zegt Marcel, “Zonder deze informatie kunnen wij namelijk niet beginnen met bouwen.”

Vervolgens pakt de projectmanager het technische ontwerp erbij die de studio heeft gemaakt. Nu gaat hij de stand volledig technisch uitwerken. De projectmanager vertaalt het ontwerp naar realiteit: hoe gaat de stand straks gebouwd worden? “Hij ontleedt de stand in verschillende laagjes: een laagje voor de bekabeling, een laagje voor de vloer, één voor de meubels, de muren en uiteraard een hangplan. Zo kunnen de mannen van de buitendienst de stand aan de hand van deze laagjes gaan opbouwen.” Dit technisch uitwerken is altijd onderhevig aan verbeteringen, die direct doorgevoerd worden. Iedere stand is daardoor altijd geüpdatet met hedendaagse innovaties, de laatste informatie en de nieuwste tekeningen.

Een kloppende werktekening maken we op basis van de technische ervaring die we in huis hebben. Standaard elementen en wanden hebben allemaal bepaalde afmetingen. Deze liggen op voorraad in de werkplaats en kunnen gebruikt worden voor iedere stand. Maar om stands eruit te laten springen zitten er ook unieke elementen in. Deze unieke onderdelen moeten in de werkplaats speciaal op maat gemaakt worden.

 

Stap 9: wat zijn de merk-specifieke elementen?

Zoals je inmiddels weet bestaat iedere stand uit verschillende elementen: de vloer, de vormgeving, de uitingen, de meubels en de verlichting. Deze basis wordt aangevuld met merk-specifieke elementen. Dit kunnen meubels, wanden, podia, koven of andere op maat gemaakte onderdelen zijn. Op basis van de wensen van de opdrachtgever heeft de ontwerper een unieke stand ontworpen. Dat betekent dat er merk-specifieke items in komen te staan. “Neem bijvoorbeeld de stand van ICE. Dit bedrijf verkoopt schoonmaakrobots. In de stand lag een groot, waterbestendig podium die de robots konden dweilen en schoonmaken. Zo’n podium zit niet in iedere stand, maar is een klant gebonden item.” Dit soort speciale onderdelen maakt een stand uniek.

ICE - Interclean 2022 - KOP

Over alle unieke elementen moet projectmanagement goed nadenken. De projectmanager gaat technisch sparren met de werkplaats over oplossingen, maar ook leveranciers kunnen hier vaak bij helpen. “We maken de meubels grotendeels zelf, maar sommige specialistische elementen bestellen we bij onze leveranciers. Hierdoor is een goede communicatie tussen leveranciers, partners, beursorganisaties en de klant belangrijk. Als wij iets aanpassen in het ontwerp dan moet dat goed gecommuniceerd worden. De volgende schakel in het proces moet hier namelijk mee aan de slag.” beaamt Marcel. Alle aanpassingen moeten daardoor meegenomen worden in de technische tekening en materiaallijst, zodat alle informatie altijd up-to-date is voor leveranciers, partners en onze buitendienst.

 

Stap 10: naar de werkplaats.

Nu alle voorbereidingen zijn getroffen, kan de werkplaats aan de slag! Dit is uiterlijk vier weken voordat de beurs begint. Nu zijn de technische tekeningen en de materiaallijst helemaal uitgewerkt en klaar voor gebruik. De werkplaats maakt de meubels, de specialistische elementen worden besteld en de huuronderdelen worden gehuurd.

De vakmannen in de werkplaats gaan in deze vier weken hard aan de slag om de hele stand samen te voegen. Projectmanagement blijft in gesprek met de werkplaats. Zo kunnen issues direct getackeld en opgelost worden. “Op deze manier weten we zeker dat een stand de kwaliteit is die wij waarborgen.”

Als de stand volledig gefabriceerd is, is het werk van de projectmanager nog niet voorbij. Voordat de stand de werkplaats van KOP verlaat heeft projectmanagement eerst een overdrachtsmoment met de projectleider buitendienst. De projectleider zorgt ervoor dat de stand daadwerkelijk gebouwd gaat worden, maar de projectmanager blijft de eindverantwoordelijke voor de stand.

“Als projectmanager zorg je voor duidelijkheid, door de hele tijd in gesprek te blijven met alle partijen. Een goed voorbereide opbouw zonder gekke problemen geeft mij voldoening. Eentje waarbij de klant zegt: WOW! Hij is mooier dan op het plaatje. Dit is het beste compliment wat je kunt krijgen.” zegt Marcel. Eelco stemt daarmee in: “Dat oplevermoment van een tof project is gewoon cool. Dit is hét resultaat waar we met z’n allen als één team achter staan.”

Hoe we bij dit WOW-moment van een tof project komen lees je in de volgende stap binnen het proces van KOP.

Vond je dit artikel interessant?

Laat je e-mail achter en ontvang een update als wij een iets nieuws plaatsen.

Rick Westenenk
Door Rick Westenenk

Ook interessant voor jou