How it's made (part 1): van nieuwe klant tot presentatie

Ooit afgevraagd hoe een beursstand tot stand komt? Waarschijnlijk niet. Tijd om daar verandering in te brengen! Voordat die stand op de beursvloer staat gaat hij namelijk door een proces van verschillende stappen binnen ons bedrijf.  En het begint allemaal bij de eerste ontmoeting tussen een nieuwe klant en ons team. 

Stap één: de kennismaking

Er zijn verschillende manieren waarop wij in aanraking komen met nieuwe klanten. De meeste klanten vinden ons online. Bijvoorbeeld via onze site, onze posts op social media of google. Daarnaast gebeurt het regelmatig dat nieuwe klanten een tip hebben gekregen van een mede-exposant en zo bij ons terecht komen. Ten slotte hebben we een team van accountmanagers die hun ogen open houden en contact opnemen met inspirerende bedrijven waar we graag mee willen samenwerken.

Zo kwam onze accountmanager Wouter in contact met Sendcloud. ‘’Ik volgde Sendcloud al een tijdje. Een jonge, innovatieve en snelgroeiend bedrijf. Een van de type bedrijven die goed bij ons passen en waar we graag mee samenwerken. Ik heb de stoute schoenen aangetrokken en contact gezocht met de eventmanager van Sendcloud.’’

Dat bleek de juiste match. De eventmanager van Sendcloud vertelt dat de op zoek zijn naar een beursstand voor de WWVD. Iemand binnen hun netwerk is al klant bij KOP en de uitstraling van deze stand sprak Sendcloud erg aan. Om erachter te komen wat die stijl van de klant precies is, is Wouter in de auto gestapt voor een kennismakings- en briefingsgesprek in Eindhoven.

Stap twee: vragen, vragen, vragen. 

Tijdens dit gesprek is het onze taak om de wensen en eisen van het bedrijf te inventariseren. “Het is belangrijk om te weten wie er tegenover ons zit. Niet alleen het bedrijf, maar ook de individuen. Zitten we met de besluitvormers aan tafel? Wat zijn hun voorkeuren? En wie beslist wat? De mensen met eindverantwoordelijkheid kunnen vaak het scherpst voor ogen wat ze zoeken”.

We vragen ons contactpersoon vervolgens het hemd van het lijf. Wat is de doelstelling voor de beursgang? Wat willen ze eruit halen? Hoe is de organisatie? Hoe communiceren ze? Waarom gaan ze naar de beurs? Wat vinden ze belangrijk? En meer. Van al deze informatie maakt de accountmanager een gespreksverslag.

Deze wordt ter controle naar de klant gestuurd. “Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet,” vertelt Wouter, “Het ontwerpen van een stand doen we samen en dan is het fijn dat we goed blijven communiceren en controleren. Dan weten we zeker dat we elkaar begrijpen en dat het proces goed verloopt.” Met de briefing en het gespreksverslag op zak zijn we klaar voor de volgende stap: het ontwerpproces in de studio.

Stap drie: het ontwerpen van de stand

In de afdeling studio maken ze ontwerpen van de stands. De ontwerper tekent niet zomaar een beursstand. “Eerst zorgen we dat we een goed beeld hebben van de wensen van de klant. Huisstijl is belangrijk en de stand moet passen binnen de marketingstrategie,” vertelt ontwerper Wessel. In het geval van Sendcloud is dit: één brand presence voor zowel on- als offline.

Hoe de stand wordt is afhankelijk van de plek en inhoud van de stand. De grootte van de stand limiteert de vorm van het ontwerp. Als er bijvoorbeeld een grote machine in komt te staan, dan zijn er vaak maar beperkte mogelijkheden om deze te plaatsen. Een bar en berging nemen ook ruimte in op een stand, dus daar houdt de ontwerper rekening mee. Daarnaast wil de klant dat het product of de dienst naar voren komt. Dit is de voornaamste reden voor de beursdeelname, dus eisen deze ook ruimte op in de stand.

Voor een ontwerper is belangrijk om te weten waar de beurs plaatsvindt. Beurshallen en beursorganisaties hanteren namelijk verschillende regels. Voordat de ontwerper begint met tekenen inventariseert hij alle richtlijnen. “Is er een hoogtelimiet voor de stand? Mogen er banners opgehangen worden? Wat zijn de op- en afbouwtijden en zijn er bepaalde gedragsregels. Je wil alles weten voordat je gaat tekenen tot aan de kleinste details zoals elektrapunten en afvoerputten.” Op deze manier voorkomt de ontwerper dat hij iets tekent wat niet mogelijk is.

Stap vier: Hoe ontwerpen we een stand?

Nu alle richtlijnen en wensen duidelijk in beeld zijn, kan de ontwerper beginnen met het ontwerp. Eerst begint hij schetsmatig om een idee te krijgen van de indeling. “Ik stem constant af met accountmanagement,” vertelt Wessel. “Hierdoor weet ik zeker dat we op dezelfde lijn liggen als het gaat over de inhoud en het ontwerp.”

Na de globale schets kijkt de ontwerper of de standbouw technisch mogelijk is. Door middel van het programma Vectorworks maakt hij technische 3D-bouwtekeningen. Dit geeft duidelijkheid aan de exacte maten van de stand. Vectorworks is voor zowel studio en projectmanagement handig in gebruik. Hierdoor kunnen ze beiden gebruik maken van de juiste tekeningen met de correcte afmetingen.

Ook doet de ontwerper prijsaanvragen voor onderdelen. Dit is belangrijk, omdat ieder onderdeel straks gecalculeerd moet worden voor de offerte. De klant heeft namelijk een budget opgeven en daarbinnen moet het standontwerp passen.

Vaak is dat het geval. Mocht de stand volgens calculatie tóch te ver boven budget zijn, dan moet de ontwerper aspecten schrappen. “Je kan namelijk niet aankomen met een tof ontwerp, bij de klant presenteren en op het eind toevoegen: oh ja, we zitten wel een kwart boven het budget.”

Bij het schappen blijft er altijd een waardige stand staan. Iedere stand moet nog steeds het wow-effect hebben binnen het budget. “Bij de presentatie bieden we deze extra opties altijd aan. Wij vinden dat deze extra opties het ontwerp next-level maken. Uiteindelijk beslist de klant wat ze wel en niet willen.”

Klopt het ontwerp met het budget? Dan maakt de ontwerper in het programma Artlantis de renders van het ontwerp. Deze renders geven een realistische weergave van de stand. Het is een totale 3D-visualisatie. "Artlantis is eenvoudig in gebruik en het is wat globaler dan andere tekenprogramma's. Dat is precies wat we nodig hebben. We werken met een tijdspad en door dit programma kunnen we in een relatief korte tijd een goede visualisatie van de stand hebben." Op de foto van Sendcloud hieronder is te zien hoeveel een render op het uiteindelijke resultaat lijkt. In de render zie je duidelijk de kleuren, de vorm en het hele aanzicht. Deze render gaat mee naar de presentatie voor de klant.

Stap vijf: wat presenteren we aan de klant?

Met een presentatie en een groot moodboard met daarop de renders gaan we richting de klant. Daar aan tafel laat de accountmanager het ontwerp zien. Wouter is altijd benieuwd naar de reactie: “Op het moment dat ik het moodboard onthul, geef ik ze ruim de tijd om alles op te nemen en vervolgens te reageren. Vaak ziet iedereen iets anders terug in de stand en springen ze van de hak-op-de-tak. Ik vind het heerlijk om deze enthousiaste reacties te krijgen.”

Na de eerste onthulling loopt de accountmanager stap voor stap door het ontwerp en de offerte. De klant en de accountmanager bespreken de hele stand: van de vloer tot de inhoud en ook wat de visuals worden. “We willen niet verderop in het proces voor verrassingen komen te staan. Duidelijkheid over wat het kost en wat je krijgt is van groot belang.”

Dan volgt het spannendste voor beide partijen. Zijn ze tevreden met het ontwerp? Past het binnen hun huisstijl en uitingen? Hadden ze dit voor ogen? Wanneer een duidelijke “JA” het antwoord is op al deze vragen, gaan we door naar volgende afdeling binnen het proces: projectmanagement!

Wat er na het ontwerpen gebeurt lees je in de tweede blog over het proces van KOP.