8 tips voor een goede voorbereiding van je beursdeelname

Je hebt besloten om deel te nemen aan een beurs! En nu? Misschien heb je eerder events georganiseerd of wordt dit echt de eerste keer en weet je niet goed waar je moet beginnen. Feit is dat er veel komt kijken bij het voorbereiden van een beurs. Ze zeggen niet voor niets ‘een goede voorbereiding is het halve werk’. Daarom helpen wij je graag op weg met 8 tips voor een goede voorbereiding van je beursdeelname!

1. Formuleer beursdoelstellingen

Wat is de reden dat je deelneemt aan deze beurs? Wat wil je bereiken? Wil je bijvoorbeeld een nieuw product lanceren, meer naamsbekendheid krijgen of meer leads genereren? Heb je dit besloten, zet dan een duidelijke, meetbare doelstelling op papier. Bepaal vervolgens hoe je deze doelstelling gaat meten om het succes hiervan te bepalen. Meer weten over het formuleren van beursdoelstellingen? Lees dan onze blog over het formuleren van beursdoelstellingen.

2. Selecteer de juiste beurs

Een belangrijk onderdeel van je voorbereiding is de keuze van de beurs. Niet iedere beurs is namelijk geschikt voor jouw doelstelling. Start met het maken van een selectie van beurzen die binnen jouw branche vallen. Heb je een selectie van beurzen gemaakt? Kijk vervolgens welke beurs past bij de door jullie geformuleerde beursdoelstelling. Houd met het selecteren van een beurs rekening met de volgende zaken:

• Houd rekening met het type bezoeker van de beurs. Is dit de doelgroep die je wil aanspreken?
• Welke concurrenten staan er op de beurs?
• Wat is de beurs locatie? De ene locatie bevat namelijk meer dan de andere om te kunnen staan. Daarnaast heeft een locatie die verder is gelegen meer logistieke kosten.  

3. Stel een budget op

Voor het opstellen van een budget is het belangrijk om een aantal zaken mee te nemen.  Het budget zit hem namelijk niet alleen in je beursstand. Denk bijvoorbeeld ook aan de kosten om op de beurs te mogen staan (kosten voor aantal m2 standplek), het personeel dat tijdens de beurs op de stand staat en de marketingactiviteiten voor, tijdens en na de beurs. Daarnaast is het budget ook afhankelijk van je doelstelling. Over het algemeen kan je meer bereiken wanneer je een groter budget hebt. Er is dan namelijk meer ruimte om interactieve elementen toe te voegen aan de stand. Hierdoor trek je meer bezoekers, wat meer potentiële klanten oplevert. Het is wel noodzaak dat de standbemanning de bezoekers kunnen omzetten naar leads.

4. Kies een strategische standplek

Je hebt niet bij iedere beurs de vrije keuze voor de positie van de beursstand. Hoe populairder de beurs, hoe minder keus je meestal hebt. Hier krijgen over het algemeen de grote afnemers de beste plekken. Mocht je wél keuze qua locatie hebben houd dan rekening met de volgende punten:

• Looproute: In Nederland zijn bezoekers snel geneigd om bij binnenkomst rechtsaf te gaan en dus de stands aan de rechterkant te bezoeken. In Groot-Brittannië is het andersom. Daar gaan ze juist eerst linksaf.
• Type stand: Bij het bepalen van een positie speelt de keuze voor een type stand een grote rol. Kies je voor een tussenstand, dan heb je meestal maar één open zijde. Kies je voor een hoek- of eilandstand dan kunnen bezoekers je stand van meerdere kanten bereiken. De laatste opties zijn vaak erg gewild, en daarom ook duurder. 
• Hotspots: Hotspots op beurzen zijn catering, toiletten en bijvoorbeeld de sprekerszaal. Mocht je in de buurt staan van een hotspot dan weet je in ieder geval zeker dat er voldoende bezoekers langs je stand lopen.
• Concurrenten: Het heeft voor-en nadelen om in de buurt van een concurrent te staan. Is je concurrent groter en heeft deze meer budget? Dan kan jouw stand wegvallen tegen over die van de concurrent. Het voordeel is dat het waarschijnlijk wel veel verkeer oplevert. Je zou kunnen overwegen om op de looproute naar de concurrent te gaan staan zodat je niet te dichtbij staat, maar wél van het verkeer profiteert. 
• Beursattracties: Vooral op B2C beurzen worden door de beursorganisatie vaak activiteiten georganiseerd. Deze activiteiten trekken vaak veel mensen aan, en zijn dus een ideale plek om bij in de buurt te staan.  

5. Stel een briefing op voor je standbouwer

Je hebt een standplek op een interessante beurs gereserveerd, je weet wat je budget is en je hebt een meetbare beursdoelstelling geformuleerd. Dan is het nu tijd voor de stand! De eerste stap hierin is het selecteren van een standbouwer. Om samen met je standbouwer tot een mooi standdesign te komen, is het belangrijk om een goede briefing op de stellen. Verwerk hierin onder andere het aantal m2, je budget, doelstelling en wat je wil uitstralen. Lees alles over het opstellen van de ultieme briefing in deze blog.

VR-toepassing bij BUVA

6. Maak een marketingplan voor je beursdeelname

Hoe zorg je voor traffic op je beursstand? Naast het hebben van een mooie, herkenbare beursstand zijn er een aantal dingen die je kunt doen om zelf actief bezoekers naar jouw beursstand te trekken. Stel hiervoor jezelf de volgende vragen:  

Wat ga ik vóór de beurs doen om bezoekers aan te trekken?

Zet je netwerk in om zoveel mogelijk bestaande relaties uit te nodigen voor de beurs. Stuur van tevoren een nieuwsbrief, deel je beursdeelname op social media en/of maak het kenbaar in je email handtekening.

Wat kan je doen om op te vallen?

Publiek trekt meer publiek aan. Organiseer iets op je stand wat mensen naar je stand trekt. Zorg ervoor dat het in ieder geval aansluit bij je product zodat je niet de verkeerde doelgroep aantrekt. De volgende tips zou je kunnen toepassen:

• Zorg voor interactieve elementen op je stand door middel van experiential marketing.
• Zorg voor eten op de stand. Het gezegde luidt niet voor niets; liefde gaat door de maag.
• Zet een attractie op je stand. Bijvoorbeeld een racesimulator zoals wij hebben toegepast voor Van Ommen.
• Deel originele giveaways uit.
• Kleding: Het is gebruikelijk dat de standbemanning uniform gekleed is. Kleding is tevens een mogelijkheid om extra op te vallen op de beursvloer, bijvoorbeeld door iets ludieks te doen.

Hoe volg je de leads op?

Je hebt een succesvolle beurs gedraaid en veel mensen gesproken. Maar hoe volg je al deze bezoekers op? Dit kan op veel verschillende manieren. Denk aan een e-mail, linkedin-verzoek of een belletje. Hoe je het ook doet, zorg in ieder geval voor een goed follow-up plan om je leads op te volgen.   

7. Zorg voor een goed voorbereide standbemanning

Heeft je standbemanning ervaring met beurzen? Als dit niet het geval is dan is een beurstraining een goede investering. Dit is zelfs het geval voor standbemanning die wél ervaren is. Je hebt immers weinig aan standbemanning die de helft van de tijd met elkaar praten of op hun telefoon kijken, omdat ze niet goed weten hoe ze beursbezoekers moeten aanspreken. Een beurstraining kan bijdragen aan het optimaal presteren van je standbemanning. 

8. Evalueer de beursdeelname

De beurs zit erop! Een laatste stap die absoluut niet overgeslagen mag worden is de evaluatie. Zonder evaluatie weet je namelijk niet wat er al heel goed ging, en wat je de volgende beursdeelname kan doen om nóg meer succes te behalen. Beantwoordt onder andere de volgende vragen tijdens de evaluatie:

• Zijn de vooraf gestelde beursdoelstellingen behaald?
• Hoe heeft de standbemanning de beurs ervaren?
• Hoe verliepen de gesprekken?
• Hoeveel klanten hebben de stand bezocht?
• Hoeveel afspraken zijn er gemaakt?
• Hoeveel leads zijn er gegenereerd?
• Wat is de kwaliteit van de leads?
• Wat ging er goed? 
• Wat zijn verbeterpunten?

Het belangrijkste van je beursdeelname is dat je goed voorbereidt bent. Denk daarom goed na over wat je wil bereiken en hoe je dat gaat doen. Maak hiervoor een concrete planning en ga ermee aan de slag. Dan kom je samen met je standbouwer tot een mooi resultaat!

Als je binnenkort deelneemt aan een beurs en je zoekt professionals om je te helpen met het realiseren van een indrukwekkende beursstand, neem dan even contact met ons op.