De ultieme briefing voor je standbouwer: zo schrijf je hem!

Nadat je besloten hebt om deel te nemen aan een beurs is de volgende stap het formuleren van een briefing. Maar waar voldoet een goede briefing aan? Bij KOP zien we veel verschillende briefings voorbijkomen. Hele goede, minder goede en.. ja, ook zeer slechte.

Vaak vallen de briefings die we ontvangen van nieuwe klanten óf in de categorie 'veel te specifiek' of in de categorie 'non existent'. In beide gevallen valt veel winst te behalen. Je wilt een stand die jouw huisstijl draagt, die nieuwe klanten raakt met precies de juiste boodschap, en bovenal meer oplevert dan hij kost. 

Ondanks dat we bij KOP van mening zijn dat het onze verantwoordelijkheid is dat we de juiste informatie hebben om een stand te ontwerpen (anders tekenen we niet), helpt een duidelijke briefing ons meteen goed op weg. 

Omdat we merken dat veel (beginnende) exposanten zoekend zijn in het maken van een briefing, hebben we een overzicht gemaakt van de meest belangrijke dingen die wij van onze klanten willen weten. Zo kunnen we met een ultiem eindresultaat op de proppen te komen. 

Je marketingdoelstelling en doelgroep

Het kan verleidelijk zijn om een standaard standontwerp te kiezen in de kleuren van je huisstijl. Misschien heb je het gevoel dat dit een veilige keus is, of heb je geen idee waar je dan wél naar op zoek bent. Precies om deze redenen is dit eerste punt zo belangrijk. Je marketingdoelstelling en doelgroep zijn de basis van het ontwerp waarmee jouw organisatie straks op de beurs gaat staan.

Belangrijke informatie om in de briefing te vermelden:

• Wat doet het bedrijf en waar staan jullie voor?
• Wat onderscheidt jouw organisatie binnen de markt?
• Wie is je doelgroep en wat verwachten zij?
• Wat zijn jullie marketing/beursdoelstellingen?
• Welk verhaal willen jullie vertellen tijdens de beurs?
• Welke producten/services promoten jullie tijdens de beurs?
• Welke concurrenten exposeren ook op de beurs?
• Wat doen zij heel goed en minder goed?
• Richt je je op een specifiek type bezoeker of wil je het brede publiek aanspreken?
• Lopen er tijdens de beurs marketingcampagnes die je wilt betrekken bij de beurs?

Eerdere beurservaring

Als je ooit eerder een beursdeelname (of een ander soort event) hebt georganiseerd, dan weet je hoeveel er komt kijken bij het organiseren van een beurs. Je weet wat de valkuilen zijn en ook dat er altijd dingen zijn die anders lopen dan je had gepland. Hier kan je van tevoren rekening mee houden.

Daarom is de volgende informatie belangrijk om in de briefing te vermelden:

• Heb je eerder aan deze beurs deelgenomen?
• Wat ging er toen goed, en wat ging er helemaal niet goed?
• Waarop wil je focussen bij toekomstige beursdeelnames?

Budget

Een budget is een van die dingen die cruciaal is in een briefing, maar vaak ontbreekt. Toch is het van groot belang dat er vanaf de briefing een richtlijn is. Als we je om een budget vragen dan is dit niet omdat we deze volledig over de balk willen gooien, maar omdat het type stand grotendeels afhankelijk is van je budget. Er zit immers een gigantisch verschil in een stand van 35k en een stand van 135k. 

Een goede standbouwer weet precies hoe hij jouw budget optimaal kan gebruiken. Hij zal verschillende materialen en afwerkingen in verschillende prijsklassen aandragen, zodat jij precies de uitstraling krijgt die je zoekt.

Belangrijke informatie om in de briefing te vermelden:

• Zijn er, naast deze beurs, nog meer beurzen waar je aan deelneemt?
• Wat zijn de verschillen tussen deze beurzen? (m2, toepassingen, publiek, boodschap)
• Wat valt er, naast de stand, nog meer onder dit budget?
• Is er per beurs een ander thema, of gebruik je één uiting voor alle beurzen? 

Beursspecificaties en activiteiten op de stand

Hier gaat het vooral om de praktische kant van het verhaal. Denk aan de stand inrichting en de indeling van je beursstand. Deze informatie is erg belangrijk, omdat we hiermee de gebruiksvriendelijkheid van de stand kunnen maximaliseren. Wees dus niet bang om duidelijk toe te lichten waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt. Als we weten wat je doelstelling is en waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt dan kunnen wij met een plan komen waarmee je jouw doel op een nog efficiëntere manier kunt behalen. Het is aan ons om jouw keuzes op de proef te stellen en te zorgen dat je de ruimte optimaal gebruikt.

Belangrijke informatie om in de briefing te vermelden:

• Waarom hebben jullie voor deze beurs gekozen?
• Is de beurs B2B, B2C of beide?
• Richten jullie je op bestaande klanten of op nieuwe klanten?
• Wat is de locatie en afmeting van de standplek?
• Wat is het publieksprofiel van de beurs?
• Zijn jullie van plan om activiteiten te organiseren tijdens de beurs?
• Welke overige faciliteiten hebben jullie nodig op de stand? (Bijvoorbeeld vergaderruimtes, een bar of een lounge) 

Doelstellingen & beoogde resultaten

Dit is waar het allemaal om draait. Resultaten! Als je eerder beurzen hebt georganiseerd dan heb je waarschijnlijk een duidelijke doelstelling voor ogen. Heb je nog niet eerder aan een beurs deelgenomen? Dan is het toch handig om een inschatting te maken. Hoe je dit doet lees je hier.

In de briefing is het van belang om deze vragen te beantwoorden:

• Wat is de beoogde uitkomst van de beurs?
• Hoe ga je het succes van de beurs meten? 

Conclusie

Door de briefing in categorieën onder te verdelen hopen we dat je een goed beeld hebt gekregen van de informatie die een standbouwer nodig heeft om een goede stand neer te zetten. Daarnaast helpt het beantwoorden van de vragen ook bij het organiseren van een succesvolle beursdeelname. Onthoud: er is geen goed of fout als het gaat om het schrijven van een beursstand briefing. Zolang de essentie van wie je bent, wat je doet en waarom je op de beurs staat maar duidelijk is.

Als je binnenkort deelneemt aan een beurs en je zoekt professionals om je te helpen met het realiseren van een indrukwekkende beursstand, neem dan even contact met ons op.