De grote uitdaging tijdens een beursdeelname: het budget

Budget is altijd een issue als het aankomt op beurzen, of je nu werkt bij een multinational of een MKB-bedrijf. Logisch, want net als in het dagelijks leven heb je een vast bedrag waarvan je verschillende periodieke kosten moet betalen. Denk hierbij aan de hypotheek, boodschappen en vakanties. Zakelijk gezien zijn dit bijvoorbeeld Adwords- en (social) advertentiekosten, events en beurzen. Toch blijft budgettering voor beurzen vaak de grootste uitdaging waardoor er uiteindelijk moet worden bespaard op de afwerking of belangrijke details van de stand. 

Gevaar ligt op de loer

Het gevolg van budgettaire struggles is dat bedrijven snel genoegen nemen met een middelmatige stand. Want: ‘we staan er toch?’ of ‘onze bezoekers verwachten niets bijzonders’. En naderhand is was de beurs dan toch niet wat je had verwacht. Zonde, want je loopt ROI mis.

Dus bedenk bij de volgende beurs goed, hoe groot je bedrijf (of budget) ook is: je bent geen water naar de zee aan het brengen. Je staat daar niet alleen omdat de concurrentie daar ook is. Je staat daar omdat het iets gaat opleveren. Dit hoeft lang niet altijd door middel van direct sales te zijn (hoewel er vaak wordt onderschat hoe effectief dit kan zijn). Je introduceert mensen of bedrijven in je sales pipeline en zorgt dat ze daar steeds verder in worden geleidt.

Hoe voorkom je middelmatigheid?

De beste strategie is focus. Het gaat erom dat je alle aspecten samenbrengt tot één geheel. Het team en je verhaal moeten allemaal op een lijn liggen zodat, wanneer het standdesign is gemaakt, alle onderdelen dezelfde kant op bewegen richting je beursdoel.  

Die focus bereik je door jezelf af te vragen: ‘wat wil ik dat klanten over mij weten wanneer ze de stand verlaten?’. Het antwoord op deze vraag is het uitgangspunt voor het inrichten van je hele beurscampagne. Je kan deze vraag elke beurs opnieuw stellen, en het is logisch dat het antwoord op deze vraag op de lange termijn bijgeschaafd kan worden om relevant te blijven.

Wat veroorzaakt een middelmatige beursstand? 

• Een standlocatie te boeken die te groot is waardoor je moet besparen op de details en afwerking.
• Teveel standbemanning op de stand neer te zetten tijdens de beurs. Kosten voor het hotel, maaltijden en reizen worden vaak ingecalculeerd, maar de out-of-office kosten kunnen nog weleens over het hoofd worden gezien.
• Teveel uitgeven aan onnodige items zoals brochures, weinigzeggende giveaways of producten die naar de beurs verscheept moeten worden waardoor je een groot deel van je budget al kwijt bent aan transport.
• Werken met een standbouwer die afspraken niet nakomt, niet genoeg meedenkt of de beloofde kwaliteit niet waarmaakt. 

Wat je kan doen om middelmatigheid te voorkomen

• Zorg voor een opvallend maar overzichtelijk geheel zodat bezoekers de stand goed op zich in kunnen laten werken. Of het nu om producten, prints, personeel of meubilair gaat.
• Kijk realistisch naar je doelstellingen en budget voor de beurs voordat je de standplek boekt. Het gaat er niet om dat je een grotere stand hebt dan je concurrent, het gaat erom dat je een beursstand hebt die effectief is. Maak dus een gedetailleerd kostenplaatje waarin je ook kleinere kosten als maaltijden en ritjes naar het hotel opneemt.
• Kijk kritisch naar je standbemanning: wie levert er echt een bijdrage aan de beursresultaten en wie niet?
• Betrek je beursteam bij de organisatie en vraag hen om input en feedback.
• Kijk kritisch naar je standbouwer: ben je wel écht tevreden of zijn er punten waarop nog veel winst te behalen valt? Ontzorgt hij jou? Of bezorgt hij je juist zorgen? Een goede partner is letterlijk het halve werk. 

Focus focus focus

'Wat wil dat klanten over mij weten wanneer ze de stand verlaten?'. De antwoorden die voortkomen uit deze vraag dragen bij aan het optimaliseren van je beursdeelnames en het voorkomen van middelmatigheid. Uiteindelijk wil je als bedrijf een goede indruk en een goed gevoel achterlaten bij iedere beursbezoeker. Het creëren van een overzichtelijk geheel, het reserveren van een passend formaat standoppervlak, het trainen van de standbemanning en het werken met een standbouwer die je ontzorgt en ondersteund zijn allemaal factoren die bijdragen aan dit doel. 

Bij KOP doen we geen concessies als het aankomt op kwaliteit, service of timemanagement. We ontzorgen, denken mee en begeleiden exposanten waar nodig. Het succes van onze klanten is ons bestaansrecht, daarom zetten we alles op alles om elke beurs optimaal te benutten. Bekijk hier een aantal klantcases of neem contact met ons op.