Beursdeelname? Dit zijn de 4 grootste ergernissen van iedere exposant

Lieke Bos
18-05-2018

Het deelnemen aan een vakbeurs of consumentenbeurs is een omvangrijk project die meer omvat dan alleen standbouw. Het uitnodigen van relaties, bemiddelen tussen verschillende partijen, het kiezen van een unieke giveaway en het doorvoering van huisstijl en visie in de stand, enzovoort. Kortom: veel om aan te denken. Het laatste waar je dan op zit te wachten is gedoe met je beursstand in aanloop naar de beurs. Toch is dit eerder een regel dan een uitzondering, tot grote ergernis van veel exposanten. Maar wat zijn nu die grootste ergernissen? En nog belangrijker: wat kan je ertegen doen? We hebben de 3 grootste ergernissen op een rijtje gezet. 

 

Standbouw-Ergernissen

 

1. De stand is niet op tijd af voor de beurs

Een goede beursdeelname staat of valt bij een strakke planning. Ken je het gevoel van rust wanneer alles op het juiste moment samenkomt? En het gevoel van stress wanneer je achter de feiten aanloopt?

Wanneer je akkoord geeft op een stand ontwerp verwacht je dat deze er op het afgesproken moment staat. Kun je dát in ieder geval loslaten. Vaak blijkt dit echter een illusie. Je arriveert op de beursvloer en komt erachter dat er nog héél veel gedaan moet worden. Er heerst onduidelijkheid. Is de stand wel optijd klaar voor de beurs? Het gevolg is lichte chaos, stress en onzekerheid. 

 

2. Standbouwer is onbereikbaar 

Waar je in de pre-opdrachtbevestiging fase vaak binnen 5 minuten nog een reactie kreeg op je mails, is de communicatie met de standbouwer post-opdrachtbevestiging een heel ander verhaal. Zodra de handtekening de deur uit is, daalt de snelheid van communicatie vanuit de standbouwer als een baksteen. Op dat moment verlies je als exposant de grip op de voortgang van je stand. En voorzag je vóór de beurs nog geen directe problemen wanneer je telefoontjes niet direct werden beantwoord? Dan is dit tijdens de beurs wel anders. Tijdens een event kunnen er altijd onvoorziene zaken opspelen. Wat als er een lamp uitvalt? Of een probleem is met elektriciteit? Als er íets frustrerend is, is het wel dat je druk moet zijn met dit soort zaken tijdens de beurs. Je hebt wel iets beters te doen. Maar waar is de standbouwer als je hem nodig hebt? 

 

3. Afwerking van de stand laat te wensen over

Fijn! De stand is helemaal klaar voor de beurs. Of toch niet? Wie snel langs loopt zal het niet opvallen, maar neem een stand goed onder de loep en je zult zien dat er vaak te weinig aandacht is besteed aan de afwerking. Onafgewerkte naden, onbeschilderde achterwanden, rondslingerende rotzooi en stof… je kunt zo nog wel even doorgaan. Heb je zoveel moeite gestoken in dat mooie ontwerp, is de afwerking het nét niet. Vaak levert dit niet alleen ergernis op bij de exposant, maar ook bij bezoekers en relaties. Zij gaan ervanuit dat jij je zaakjes goed op orde hebt. Wanneer je stand dat niet uitstraalt kan dat tenietdoen aan het imago van de hele organisatie. Een slechte afwerking is dus echt een no-go. 

 

4. Een inspiratieloze standbouwer

‘We kunnen niets ontwerpen als we niet weten wat u wilt’. Over het algemeen wordt een uitspraak als deze als zeer ergerlijk ervaren wanneer dit uit de mond van een standbouwer komt. Toch is het waar. Het heeft voor een standbouwer weinig zin om een beursstand te bedenken en ontwerpen als hij niet weet waar jij blij van wordt. Het gaat er alleen om hoe hij hiermee omgaat. Er zijn drie mogelijkheden:

  • Er wordt een stand ontworpen op basis van eigen interpretatie in de hoop dat het een schot in de roos is. 
  • De standbouwer weigert een ontwerp te maken.
  • De standbouwer vraagt de exposant het hemd van het lijf om er zo achter te komen waar hij of zij naar op zoek is en neemt hierbij een adviserende rol aan. 

We hoeven je natuurlijk niet te vertellen welke optie de voorkeur heeft. In het geval van optie 1 is de kans groot dat er een ontwerp wordt gemaakt die absoluut niet is wat de exposant zoekt, wat vaak alleen maar leidt tot meer frustratie. De derde optie kan soms wat 'overly attached' overkomen, maar voor jou als exposant is het heel belangrijk dat de partijen waarmee je samenwerkt met je meedenken. Soms zie je de bomen door het bos niet meer en heb je behoefte aan iemand die je aan de hand neemt en in het proces meeneemt. Of het nu gaat om de uitstraling en inrichting van de stand, het bedenken van een beursactie of advies over welke soort verlichting je kiest, het is een proces van samenwerking.

 

Ergernissen_exposant_KOPexpo_standbouw-next_small

 

Dat kan anders!

Vonden wij, tenminste. We zijn zelf exposanten, beursorganisatoren en standbouwers. We weten hoe frustrerend het organiseren van een beursdeelname soms kan zijn. Maar óók hoe ontzettend leuk het kan zijn. Wanneer je geen stress hebt over je beursstand, tenminste. Dan kan je namelijk energie steken in het motiveren van het beursteam, in gesprek gaan met klanten, het zien en ervaren van noviteiten en natuurlijk het schrijven van orders. Oftewel: bouwen aan je organisatie. Dus vroegen we ons 10 jaar geleden af: hoe moeilijk kan het zijn om exposanten deze ergernissen te besparen? Die vraag hebben we inmiddels beantwoord. 

Een stress-vrije beurs? Dit is de oplossing

De ene standbouwer is de andere niet. Denk als exposant goed na met welke partij je wilt samenwerken, je gaat immers vaak voor meerdere jaren met elkaar in zee. Kies een standbouwer die doet wat hij zegt én zegt wat hij doet, altijd voor je klaar staat, oog voor detail heeft en je inspireert en motiveert. Kies een partij die de tijd neemt om jouw organisatie te leren kennen en investeert in een constructieve samenwerking. Neem de tijd om die partij te vinden. Dit scheelt op de lange termijn veel tijd en ergernissen.   

Vond je dit artikel interessant?

Laat je e-mail achter en ontvang een update als wij een iets nieuws plaatsen.

DoorLieke Bos Business Developer

Continu op zoek naar ontwikkelingen op het gebied van technologie, data en duurzaamheid die het team van KOP kan toepassen binnen hun projecten.

Ook interessant voor jou