4 Tips voor een perfecte follow-up mail na de beurs

Je beursdeelname zit erop! Of je nu nieuwe contacten hebt opgedaan, prospects hebt gesproken of koffie hebt gedronken met bestaande klanten: dit was een belangrijk moment in het bouwen van je relatie met al deze bezoekers. Na de beurs is het van belang dat je bij alle bezoekers on top of mind blijft. Dit doe je natuurlijk door middel van een goede follow up mail! Maar hoe zit een goede follow-up e-mail in elkaar? In deze blog kijken we naar de essentiële onderdelen van zo’n e-mail zodat iedere beurs weer maximale conversie oplevert.

1. Kies de juiste timing

Wanneer verzend je een opvolg e-mail? Ons advies: hoe eerder, hoe beter. Het liefst nog op dezelfde dag. Want hoe langer je wacht, hoe minder relevant je bent en hoe groter de kans is dat je minder respons krijgt.  Bepaal het opvolgmoment al vóór aanvang van de beurs om te zorgen dat dit er niet bij in schiet. Zorg dat je een template klaar hebt staan en zet eventueel een een herinnering in je agenda. Maak het voor jezelf zo makkelijk mogelijk om tussen alle beurshectiek door die mails te versturen. 

2. Content is king

Wanneer het verzendmoment is bepaald is het tijd om de content te schrijven. Maar wat schrijf je in zo'n mail? Veel bedrijven vallen terug op een algemene mail: ''Bedankt voor je bezoek aan onze stand! Neem alsjeblieft contact met ons op'' Punt. Prima, maar niet heel effectief. We delen graag onze tips:

• Wees uniek. Zorg voor een flitsende vormgeving en zorg dat alles er gelikt uitziet zodat je e-mail opvalt.
• Schrijf een pakkende titel en subtitel. Dit zijn de eerste regels die de ontvanger leest. Begin dus niet met ‘Bedankt voor je bezoek aan de Horecava’, maar ‘Viel onze vega Hamburger tijdens de Horecava in de smaak?’.
• Belicht maximaal 3 onderwerpen in de opvolgmail. Meer onderwerpen zorgt voor een overkill aan informatie. Wees duidelijk in de tekst en zorg dat er altijd linkjes staan naar de website.
• Denk goed na: wat is het doel van deze mail? Zet alles in die mail in het teken van dat doel. Wil je dat mensen contact opnemen? Zorg voor een duidelijke call to action. Wil je dat mensen jullie producten bekijken in de webshop? Maak dan een kleine overzicht van relevante producten waarop de lezer kan klikken. 
• Deel succesverhalen van huidige klanten. Er is niets zo betrouwbaar als reviews van bestaande klanten.

3. Personalisatie = meer engagement

Hoe beter je een opvolgmail personaliseert, hoe beter het resultaat. Personalisatie betekent namelijk dat je zoveel mogelijk inspeelt op de interesses en behoeftes van de persoon naar wie je mailt. Dus hoe persoonlijker de mail, hoe relevanter hij is voor de ontvanger. Het personaliseren van je opvolgmail doe je allereerst door de mail te starten met de naam van je contactpersoon. Ga je een stap verder dan kies je voor content over het product of de service waar je bezoeker interesse in heeft getoond. Wil je écht indruk maken? Benoem dan iets in de mail wat je is opgevallen in het gesprek. Op die manier geef je de bezoeker de indruk dat het gesprek wat jullie hebben gehad wel heel bijzonder was. Wedden dat ze jou niet gauw meer vergeten? 

Binnen vrijwel alle e-mail tools is het trouwens mogelijk om de afzender te personaliseren. In plaats van het algemene e-mailadres van je organisatie kan je ook het e-mailadres van de collega die de bezoeker heeft gesproken gebruiken. Op zie manier heeft de ontvanger een beter beeld van de afzender van de mail, wat het laagdrempeliger maakt om contact op te nemen. 

4. Bepaal vervolg op basis van e-mail data

Na het versturen van de mail begint het opvolgen pas echt! Het is belangrijk dat je de resultaten van je mails goed in de gaten houdt. Deze data kan je namelijk gebruiken om je vervolgstappen te bepalen. Bepaal goed welke follow-up strategie je gaat toepassen op bezoekers die de mail hebben geopend, hebben geklikt of hebben geantwoord en vertaal dit naar acties voor sales. Een voorbeeld: bezoekers die de mail alleen hebben geopend krijgen nóg een mail met een betere trigger, bezoekers die één keer hebben geklikt krijgen meer informatie over het product waar ze op hebben geklikt en bezoekers die meerdere malen hebben geklikt en op de website hebben gekeken die worden gebeld door sales. Op deze manier nurture je de leads tot ze converteren!

Wil je meer weten over een goede follow-up strategie voor je beursdeelnames of over standbouw? Laat het ons weten!